Lärande organisation – att göra det osynliga synligt

”If HP knew what HP knows we would be three times as profitable”. Ja, om HP visste vad HP vet… – så sa den före detta Hewlett-Packard chefen, Lew Platt. Det är en ofta citerad mening, eftersom den fångar essensen i vad en lärande organisation handlar om: kunskap om sig själv som organisation och att kunna lära av sina misstag.

Han ringar också in problemet: all kunskap om organisationen finns inom organisationen själv, men den förblir osynlig eftersom den bara glimtvis blir synlig i dialog medarbetare emellan. Vad Lew Platt efterlyser är en arena där det osynliga kan bli synligt, en scen där medarbetarna kan reflektera över ”hur vi gör det vi gör”, lära av sina misstag och tänka nytt.

År 2011 är det svårt att fundera kring frågor som har med lärande organisation att göra, utan att ta med sociala medier in i bilden. Det som Lew Platt efterlyste, strukturer för feedbackloopar internt i organisationen, går nu med lätthet att rent tekniskt att åstadkomma, svårare är kanske att bygga den kultur som är nödvändig, ”a culture of contribution”. Här kommer ett illustrativt exempel:

Ett case

Ett av de större globala mjukvaruföretagen etablerade år 2007 ett system för podcasting och videocasting internt i organisationen, en YouTube för intranätet om man så vill. Likheterna med YouTube är många; alla användare kan ladda upp och ladda ner mediafiler, man kan kommentera och betygsätta de enskilda bidragen, systemet håller reda på antal nerladdningar och views. På web 2.0-manér flyter alltså de bidrag som kollektivet bedömer som de mest intressanta upp till ytan och blir synliggjorda.

Det ursprungliga syftet var att närma utvecklarorganisationen i USA (ca 22 000) med säljorganisationen (ca 60 000) runt om i världen. Vad är på gång? Hur ser utvecklingsstrategierna ut? Hur tas produkterna emot av kunderna? Dessa och en lång rad andra frågor skulle få en digital arena för feedbackloopar i organisationen och bryta ner de traditionella kommunikationsbarriärerna och möjliggöra kunskapsdelning, spridning av goda exempel och nätverkande.

En rad insatser gjordes för att bygga en ”culture of contribution”; events, tävlingar, lån av inspelningsutrustning, tillgång till programvaror mm. I början av 2010, när projektet rullat i ca 3 år, hade systemet 42 000 användare, 100 000 views/downloades per månad.

Utveckling och oförutsedd användning

Efter tre års erfarenhet av podcastingsystemet, är kanske de oförutsedda och icke-planerade användningsområdena de mest intressanta. I sin utvärdering listar företaget följande fem punkter som de mest intressanta:

Innovation, idékuvös
Medarbetarna började relativt tidigt använda kommunikationskanalen som en idéinkubator i syfte att få feedback. Man postar alltså idéer på ett mycket tidigt stadium i utvecklingen, och bjuder in till diskussion om idén är hållbar. Idéerna spänner över hela fältet; från hur interna processer kan förbättras till ren FoU.

Projekt – statusrapporter
Projekten i organisationen började också tidigt att använda podcasting för att löpande rapportera status; var man befinner sig och vilka problem man för tillfället brottas med. Antingen övergav man helt de textbaserade rapportmetoderna eller så använde man podcasting som ett komplement till text. Denna förändring fick till följd att närliggande projekt nogsamt följde varandras utveckling och att man på ett betydligt tidigare stadium såg integrationsmöjligheter projekten emellan.

Corporate communications
Topmanagement var något senare med att börja använda den nya kommunikationskanalen. Den var inte heller helt okontroversiell till en början. En av medarbetarna i projektet berättar att en högre chef som gjort sin första podcast, kontaktade honom för att han inte syntes i systemet. Hans svar blev: ”Gör då en bättre podcast – systemet fungerar så att det som inte väcker intresse sjunker ner i den digitala dyn”. Men när management väl upptäckte effektiviteten och den höga spridningen kommunikationskanalen erbjöd, började de använda den för att på ett lättillgängligt sätt föra ut företagets strategier mm.

Virtual event
Diskussioner, seminarier och andra events, som tidigare var bundet i tiden, kan nu följas av medarbetarna on-demand.

User communities
Det har utvecklats en lång rad expertgrupper i skilda ämnen, där professionella utbyter erfarenheter och kunskap.

Vi har mycket att lära om betydelsen av att införa en kommunikativ infrastruktur som går på tvärs mot organisationsscheman och som är tillgänglig för alla på lika villkor i en större organisation. Ett nytt fält finns att utforska kring hur man iscensätter en inomorganisatorisk dialog med hjälp av nya medier. Än mer finns att lära kring det kulturskifte som blir nödvändigt om man på allvar vill ta vara på den kollektiva kunskapen. Om det är så som alla säger, att kunskap, anpassningsförmåga och innovation är de viktigaste konkurrensmedlen i en kunskapsekonomi, så tror jag inte vi har råd att låta bli.

Comment
Perspektiv